Jednostka Realizująca Projekt (JRP)

Zakresu zadań Jednostki Realizującej Projekt:

  1. Koordynacja, nadzorowanie, zarządzanie i monitorowanie Projektu (zgodnie z postanowieniami Umowy o dofinansowanie oraz innymi wymogami),
  2. Przygotowywanie materiałów przetargowych (zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie zamówień publicznych oraz obowiązującymi procedurami zewnętrznymi i wewnętrznymi) oraz pomoc w sprawdzaniu i weryfikowaniu dokumentów postępowania opracowywanych przez Komisje Przetargowe, dla zadań objętych dofinansowaniem ze środków Funduszy Unijnych,
  3. Dbałość o terminową realizację Projektu,
  4. Prowadzenie obsługi administracyjnej, finansowej oraz prawnej Projektu,
  5. Prognozowanie przepływów finansowych oraz występowanie o przekazywanie środków z funduszy UE,
  6. Kontrola i sprawozdawczość postępu robót i realizacji zakresu rzeczowego kontraktów,
  7. Prowadzenie sprawozdawczości Projektu zgodnie z wymogami Funduszy Unijnych,
  8. Prowadzenie dokumentacji Projektu zgodnie z postanowieniami Umowy o dofinansowanie
  9. Zapewnienie właściwej popularyzacji i przepływu informacji dotyczących Projektu, zgodnie z wymaganiami Umowy o dofinansowanie,
  10. Przygotowywanie wymaganych materiałów na Komitet Monitorujący,
  11. Zapewnienie wglądu w realizację Projektu w każdej fazie realizacji przedstawicielom Banku, Ministerstwa Środowiska, Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, Ministerstwa Finansów w celu przeprowadzenia działań kontrolnych,
  12. Monitorowanie wskaźników odpowiedzialności dotyczących JRP wraz z analizą przyczyn ich odchyleń od wartości budżetowanych i przeciwdziałania odchyleniom niekorzystnym.

Schemat organizacyjny Jednostki Realizującej Projekt (JRP)

Bogumiła Czerwiec – Kierownik Jednostki Realizującej Projekt

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

  1. Kierowanie, koordynacja i nadzór nad pracami JRP.
  2. Przygotowywanie i tworzenie warunków do realizacją Projektu współfinansowanego z Funduszu Spójności.
  3. Przygotowywanie strategii realizacji projektu.
  4. Przygotowywanie( i ich aktualizacja): Harmonogramu Realizacji Projektu, Planu Płatności i Harmonogramu Rzeczowo – Finansowego.
  5. Organizacja prac dotyczących przygotowania dokumentacji przetargowych dla wszystkich przetargów założonych w Harmonogramie Realizacji Projektu.
  6. Zapewnienie organizacji i udział w naradach koordynacyjnych w toku realizacji Projektu.
  7. Zapewnienie warunków pracy dla kontroli wewnętrznych, zewnętrznych i audytów.
  8. Zatwierdzanie korespondencji i dokumentów przygotowywanych w JRP.
  9. Przygotowywanie informacji, sprawozdań i raportów z przebiegu i realizacji Projektu.
  10. Zapewnienie warunków i ogólny nadzór nad przechowywaniem całości dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym oraz kontraktami przez okres pięciu lat następujących po roku, w którym nastąpiło przekazanie ostatniej transzy środków z Funduszu Spójności przez SUZ Beneficjentowi Końcowemu
  11. Współpraca z jednostkami organizacyjnymi uczestniczącymi w realizacji Projektów.

Szczepan Januszewski – Koordynator techniczny ds. nadzoru realizacji

ZAKRES ZADAŃ:

  1. Uczestnictwo w procedurze wyłonienia Wykonawcy (przygotowanie SIWZ, kalkulacji szacunkowej wartości zamówienia, ogłoszeń o zamówieniu; przygotowywanie na posiedzenia uchwał w sprawach dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia; udział w pracach Komisji Przetargowych)
  2. Opracowanie harmonogramów Projektu, harmonogramów rzeczowo – finansowych oraz monitorowanie ich realizacji
  3. Koordynacja realizacji kontraktów:
    - monitorowanie postępu prac poprzez inspekcję placu budowy, w koniecznych przypadkach prowadzenie weryfikacji obmiarów wraz z ich dokumentowaniem,
    - opracowanie informacji o postępie prac na potrzeby raportów i sprawozdań,
    - uczestniczenie w procedurach przekazania placu budowy wraz z przekazaniem Wykonawcy Dzienników Budowy;
    - udział w odbiorach, testach, badaniach, rozruchach, kontrolach, audytach itp.;
    - opiniowanie opracowań, dokumentów i raportów sporządzonych przez Wykonawcę, a także Protokołów Konieczności i Wniosków dotyczących robót dodatkowych, nieprzewidzianych w kontraktach, oraz robót zamiennych itp.
    - prowadzenie korespondencji związanej z realizowanymi kontraktami
    - kwalifikowanie kosztów w zakresie prowadzonych kontraktów
  4. Monitorowanie wskaźników odpowiedzialności dotyczących Działu wraz z analizą przyczyn ich odchyleń od wartości budżetowanych i przeciwdziałania odchyleniom niekorzystnym.

Renata Orzelska i Anna Antonik – Koordynator techniczny ds. Dokumentacji

ZAKRES ZADAŃ:

  1. Uczestnictwo w procedurze wyłonienia Wykonawcy (przygotowanie SIWZ, kalkulacji szacunkowej wartości zamówienia, ogłoszeń o zamówieniu; przygotowywanie na posiedzenia uchwał w sprawach dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia; udział w pracach Komisji Przetargowych)
  2. Opracowanie harmonogramów Projektu, harmonogramów rzeczowo – finansowych oraz monitorowanie ich realizacji
  3. Koordynacja realizacji kontraktów:
    - monitorowanie postępu prac poprzez inspekcję placu budowy, w koniecznych przypadkach prowadzenie weryfikacji obmiarów wraz z ich dokumentowaniem,
    - opracowanie informacji o postępie prac na potrzeby raportów i sprawozdań,
    - uczestniczenie w procedurach przekazania placu budowy wraz z przekazaniem Wykonawcy Dzienników Budowy;
    - udział w odbiorach, testach, badaniach, rozruchach, kontrolach, audytach itp.;
    - opiniowanie opracowań, dokumentów i raportów sporządzonych przez Wykonawcę, a także Protokołów Konieczności i Wniosków dotyczących robót dodatkowych, nieprzewidzianych w kontraktach, oraz robót zamiennych itp.
    - prowadzenie korespondencji związanej z realizowanymi kontraktami
    - kwalifikowanie kosztów w zakresie prowadzonych kontraktów
  4. Monitorowanie wskaźników odpowiedzialności dotyczących Działu wraz z analizą przyczyn ich odchyleń od wartości budżetowanych i przeciwdziałania odchyleniom niekorzystnym.

Mariusz Widanka – koordynator ds. technologii

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

  1. Uczestnictwo w procedurze wyłonienia Wykonawcy (przygotowanie SIWZ, kalkulacji szacunkowej wartości zamówienia, ogłoszeń o zamówieniu; przygotowywanie na posiedzenia uchwał w sprawach dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia; udział w pracach Komisji Przetargowych)
  2. Opracowanie harmonogramów Projektu, harmonogramów rzeczowo – finansowych oraz monitorowanie ich realizacji.
  3. Koordynacja realizacji kontraktów:
    - monitorowanie postępu prac poprzez inspekcję placu budowy, w koniecznych przypadkach prowadzenie weryfikacji obmiarów wraz z ich dokumentowaniem,
    - opracowanie informacji o postępie prac na potrzeby raportów i sprawozdań,
    - udział w odbiorach, testach, badaniach, rozruchach, kontrolach, audytach itp.;
    - opiniowanie opracowań, dokumentów i raportów sporządzonych przez Wykonawcę, a także Protokołów Konieczności i Wniosków dotyczących robót dodatkowych, nieprzewidzianych w kontraktach, oraz robót zamiennych itp.
    - prowadzenie korespondencji związanej z realizowanymi kontraktami
    - kwalifikowanie kosztów w zakresie prowadzonych kontraktów
  4. Monitorowanie wskaźników odpowiedzialności dotyczących Działu wraz z analizą przyczyn ich odchyleń od wartości budżetowanych i przeciwdziałania odchyleniom niekorzystnym.
  5. Nadzór  prac technologicznych i rozruchowych:
    - sprawdzanie kosztorysów, rozliczanie prac i całego projektu w zakresie technologicznym.
  6. Wykonywanie innych prac zleconych przez Kierownika Jednostki Realizującej Projekt dotyczące realizacji Projektu.    

Elżbieta Kasprzyk – p.o. Główny Księgowy Projektu

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

  1. Prowadzenie obsługi finansowej JRP,
  2. Przygotowywanie dokumentów niezbędnych dla pozyskania środków finansowych na realizację Projektów ze źródeł zewnętrznych wraz z ich zabezpieczeniem,
  3. Przygotowywanie wniosków wraz z wymaganymi załącznikami o przekazanie środków zgodnie z Planem płatność,
  4. Opracowywanie zapotrzebowania na środki finansowe zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym oraz zobowiązaniami wynikającymi z kontraktów,
  5. Prognozowanie przepływów finansowych,
  6. Prowadzenie sprawozdawczości finansowej Projektu i monitoringu kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych,
  7. Zapewnienie terminowej realizacji płatności wynikających z zawartych kontraktów,
  8. Monitorowanie realizacji Harmonogramów rzeczowo-finansowych Projektu,
  9. Monitorowanie zabezpieczeń właściwego wykonania kontraktu, ubezpieczeń, gwarancji bankowych na zaliczki, zwrotu kwot zatrzymanych itp.,
  10. Opracowywanie raportów finansowych realizacji Projektu,
  11. Udział w kontrolach i audytach,
  12. Monitorowanie wskaźników odpowiedzialności dotyczących Działu wraz z analizą przyczyn ich odchyleń od wartości budżetowanych i przeciwdziałania odchyleniom niekorzystnym.

Magdalena Kilar – Specjalista ds. księgowości i rozliczeń

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

  1. Prowadzenie obsługi finansowej JRP,
  2. Przygotowywanie dokumentów niezbędnych dla pozyskania środków finansowych na realizację Projektów ze źródeł zewnętrznych wraz z ich zabezpieczeniem,
  3. Przygotowywanie wniosków wraz z wymaganymi załącznikami o przekazanie środków zgodnie z Planem płatność,
  4. Opracowywanie zapotrzebowania na środki finansowe zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym oraz zobowiązaniami wynikającymi z kontraktów,
  5. Prognozowanie przepływów finansowych,
  6. Prowadzenie sprawozdawczości finansowej Projektu i monitoringu kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych,
  7. Zapewnienie terminowej realizacji płatności wynikających z zawartych kontraktów,
  8. Monitorowanie realizacji Harmonogramów rzeczowo-finansowych Projektu,
  9. Monitorowanie zabezpieczeń właściwego wykonania kontraktu, ubezpieczeń, gwarancji bankowych na zaliczki, zwrotu kwot zatrzymanych itp.,
  10. Opracowywanie raportów finansowych realizacji Projektu,
  11. Udział w kontrolach i audytach,
  12. Monitorowanie wskaźników odpowiedzialności dotyczących Działu wraz z analizą przyczyn ich odchyleń od wartości budżetowanych i przeciwdziałania odchyleniom niekorzystnym.

Monika Sass-Wołczyńska – Radca Prawny

ZAKRES ZADAŃ:

  1. Sprawdzanie i opiniowanie zawieranych umów i aneksów oraz negocjowanie ostatecznych zapisów,
  2. Prowadzenie spraw terenowo-prawnych w zakresie Projektu,
  3. Koordynacja obsługi prawnej JRP, w tym prowadzenie rejestru opinii prawnych wydanych dla JRP.

Monika Chrabąszcz – Specjalista ds. Administracji

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

  1. Prowadzenie obsługi administracyjnej JRP oraz Projektu,
  2. Wyszukiwanie i rozpowszechnianie informacji o zmianach regulacji prawnych w Polsce i UE związanych z realizacją Projektów oraz ich rozpowszechniania w JRP,
  3. Kontrola przestrzegania obowiązujących procedur oraz wykonywania wniosków z kontroli i audytów,
  4. Kreowanie, realizacja i nadzór nad informacją publiczną i promocją Projektu,
  5. Udział w kontrolach, inspekcjach, audytach itp.,
  6. Współpraca z pozostałymi działami JRP w przygotowaniu i opracowaniu raportów z realizacji Projektu,
  7. Przygotowywanie dokumentów formalnych dla realizacji Projektu ,
  8. Przygotowywanie w uzgodnieniu z Działem Technicznym JRP wstępnych ogłoszeń o zamówieniu oraz wysyłanie ich do publikacji,
  9. Prowadzenie rejestru postępowań o udzielnie zamówienia oraz rejestru kontraktów wchodzących w zakres Projektu,
  10. Archiwizowanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia,
  11. Monitorowanie wskaźników odpowiedzialności dotyczących Działu wraz z analizą przyczyn ich odchyleń od wartości budżetowanych i przeciwdziałania odchyleniom niekorzystnym.

Jacek Wilk – Koordynator ds. sprawozdawczych i informacyjnych

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

  1. Prowadzenie obsługi administracyjnej JRP oraz Projektu,
  2. Wyszukiwanie i rozpowszechnianie informacji o zmianach regulacji prawnych w Polsce i UE związanych z realizacją Projektów oraz ich rozpowszechniania w JRP,
  3. Kontrola przestrzegania obowiązujących procedur oraz wykonywania wniosków z kontroli i audytów,
  4. Kreowanie, realizacja i nadzór nad informacją publiczną i promocją Projektu,
  5. Udział w kontrolach, inspekcjach, audytach itp.,
  6. Współpraca z pozostałymi działami JRP w przygotowaniu i opracowaniu raportów z realizacji Projektu,
  7. Przygotowywanie dokumentów formalnych dla realizacji Projektu ,
  8. Przygotowywanie w uzgodnieniu z Działem Technicznym JRP wstępnych ogłoszeń o zamówieniu oraz wysyłanie ich do publikacji,
  9. Prowadzenie rejestru postępowań o udzielnie zamówienia oraz rejestru kontraktów wchodzących w zakres Projektu,
  10. Archiwizowanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia,
  11. Monitorowanie wskaźników odpowiedzialności dotyczących Działu wraz z analizą przyczyn ich odchyleń od wartości budżetowanych i przeciwdziałania odchyleniom niekorzystnym

 

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko