Jednostka Realizująca Projekt (JRP)
Zakresu zadań Jednostki Realizującej Projekt:
- Koordynacja, nadzorowanie, zarządzanie i monitorowanie Projektu (zgodnie z postanowieniami Umowy o dofinansowanie oraz innymi wymogami),
- Przygotowywanie materiałów przetargowych (zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie zamówień publicznych oraz obowiązującymi procedurami zewnętrznymi i wewnętrznymi) oraz pomoc w sprawdzaniu i weryfikowaniu dokumentów postępowania opracowywanych przez Komisje Przetargowe, dla zadań objętych dofinansowaniem ze środków Funduszy Unijnych,
- Dbałość o terminową realizację Projektu,
- Prowadzenie obsługi administracyjnej, finansowej oraz prawnej Projektu,
- Prognozowanie przepływów finansowych oraz występowanie o przekazywanie środków z funduszy UE,
- Kontrola i sprawozdawczość postępu robót i realizacji zakresu rzeczowego kontraktów,
- Prowadzenie sprawozdawczości Projektu zgodnie z wymogami Funduszy Unijnych,
- Prowadzenie dokumentacji Projektu zgodnie z postanowieniami Umowy o dofinansowanie
- Zapewnienie właściwej popularyzacji i przepływu informacji dotyczących Projektu, zgodnie z wymaganiami Umowy o dofinansowanie,
- Przygotowywanie wymaganych materiałów na Komitet Monitorujący,
- Zapewnienie wglądu w realizację Projektu w każdej fazie realizacji przedstawicielom Banku, Ministerstwa Środowiska, Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, Ministerstwa Finansów w celu przeprowadzenia działań kontrolnych,
- Monitorowanie wskaźników odpowiedzialności dotyczących JRP wraz z analizą przyczyn ich odchyleń od wartości budżetowanych i przeciwdziałania odchyleniom niekorzystnym.
Schemat organizacyjny Jednostki Realizującej Projekt (JRP)
Bogumiła Czerwiec – Kierownik Jednostki Realizującej Projekt
ZAKRES OBOWIĄZKÓW:
- Kierowanie, koordynacja i nadzór nad pracami JRP.
- Przygotowywanie i tworzenie warunków do realizacją Projektu współfinansowanego z Funduszu Spójności.
- Przygotowywanie strategii realizacji projektu.
- Przygotowywanie( i ich aktualizacja): Harmonogramu Realizacji Projektu, Planu Płatności i Harmonogramu Rzeczowo – Finansowego.
- Organizacja prac dotyczących przygotowania dokumentacji przetargowych dla wszystkich przetargów założonych w Harmonogramie Realizacji Projektu.
- Zapewnienie organizacji i udział w naradach koordynacyjnych w toku realizacji Projektu.
- Zapewnienie warunków pracy dla kontroli wewnętrznych, zewnętrznych i audytów.
- Zatwierdzanie korespondencji i dokumentów przygotowywanych w JRP.
- Przygotowywanie informacji, sprawozdań i raportów z przebiegu i realizacji Projektu.
- Zapewnienie warunków i ogólny nadzór nad przechowywaniem całości dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym oraz kontraktami przez okres pięciu lat następujących po roku, w którym nastąpiło przekazanie ostatniej transzy środków z Funduszu Spójności przez SUZ Beneficjentowi Końcowemu
- Współpraca z jednostkami organizacyjnymi uczestniczącymi w realizacji Projektów.
Szczepan Januszewski – Koordynator techniczny ds. nadzoru realizacji
ZAKRES ZADAŃ:
- Uczestnictwo w procedurze wyłonienia Wykonawcy (przygotowanie SIWZ, kalkulacji szacunkowej wartości zamówienia, ogłoszeń o zamówieniu; przygotowywanie na posiedzenia uchwał w sprawach dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia; udział w pracach Komisji Przetargowych)
- Opracowanie harmonogramów Projektu, harmonogramów rzeczowo – finansowych oraz monitorowanie ich realizacji
- Koordynacja realizacji kontraktów:
– monitorowanie postępu prac poprzez inspekcję placu budowy, w koniecznych przypadkach prowadzenie weryfikacji obmiarów wraz z ich dokumentowaniem,
– opracowanie informacji o postępie prac na potrzeby raportów i sprawozdań,
– uczestniczenie w procedurach przekazania placu budowy wraz z przekazaniem Wykonawcy Dzienników Budowy;
– udział w odbiorach, testach, badaniach, rozruchach, kontrolach, audytach itp.;
– opiniowanie opracowań, dokumentów i raportów sporządzonych przez Wykonawcę, a także Protokołów Konieczności i Wniosków dotyczących robót dodatkowych, nieprzewidzianych w kontraktach, oraz robót zamiennych itp.
– prowadzenie korespondencji związanej z realizowanymi kontraktami
– kwalifikowanie kosztów w zakresie prowadzonych kontraktów - Monitorowanie wskaźników odpowiedzialności dotyczących Działu wraz z analizą przyczyn ich odchyleń od wartości budżetowanych i przeciwdziałania odchyleniom niekorzystnym.
Renata Orzelska i Anna Antonik – Koordynator techniczny ds. Dokumentacji
ZAKRES ZADAŃ:
- Uczestnictwo w procedurze wyłonienia Wykonawcy (przygotowanie SIWZ, kalkulacji szacunkowej wartości zamówienia, ogłoszeń o zamówieniu; przygotowywanie na posiedzenia uchwał w sprawach dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia; udział w pracach Komisji Przetargowych)
- Opracowanie harmonogramów Projektu, harmonogramów rzeczowo – finansowych oraz monitorowanie ich realizacji
- Koordynacja realizacji kontraktów:
– monitorowanie postępu prac poprzez inspekcję placu budowy, w koniecznych przypadkach prowadzenie weryfikacji obmiarów wraz z ich dokumentowaniem,
– opracowanie informacji o postępie prac na potrzeby raportów i sprawozdań,
– uczestniczenie w procedurach przekazania placu budowy wraz z przekazaniem Wykonawcy Dzienników Budowy;
– udział w odbiorach, testach, badaniach, rozruchach, kontrolach, audytach itp.;
– opiniowanie opracowań, dokumentów i raportów sporządzonych przez Wykonawcę, a także Protokołów Konieczności i Wniosków dotyczących robót dodatkowych, nieprzewidzianych w kontraktach, oraz robót zamiennych itp.
– prowadzenie korespondencji związanej z realizowanymi kontraktami
– kwalifikowanie kosztów w zakresie prowadzonych kontraktów - Monitorowanie wskaźników odpowiedzialności dotyczących Działu wraz z analizą przyczyn ich odchyleń od wartości budżetowanych i przeciwdziałania odchyleniom niekorzystnym.
Mariusz Widanka – koordynator ds. technologii
ZAKRES OBOWIĄZKÓW:
- Uczestnictwo w procedurze wyłonienia Wykonawcy (przygotowanie SIWZ, kalkulacji szacunkowej wartości zamówienia, ogłoszeń o zamówieniu; przygotowywanie na posiedzenia uchwał w sprawach dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia; udział w pracach Komisji Przetargowych)
- Opracowanie harmonogramów Projektu, harmonogramów rzeczowo – finansowych oraz monitorowanie ich realizacji.
- Koordynacja realizacji kontraktów:
– monitorowanie postępu prac poprzez inspekcję placu budowy, w koniecznych przypadkach prowadzenie weryfikacji obmiarów wraz z ich dokumentowaniem,
– opracowanie informacji o postępie prac na potrzeby raportów i sprawozdań,
– udział w odbiorach, testach, badaniach, rozruchach, kontrolach, audytach itp.;
– opiniowanie opracowań, dokumentów i raportów sporządzonych przez Wykonawcę, a także Protokołów Konieczności i Wniosków dotyczących robót dodatkowych, nieprzewidzianych w kontraktach, oraz robót zamiennych itp.
– prowadzenie korespondencji związanej z realizowanymi kontraktami
– kwalifikowanie kosztów w zakresie prowadzonych kontraktów - Monitorowanie wskaźników odpowiedzialności dotyczących Działu wraz z analizą przyczyn ich odchyleń od wartości budżetowanych i przeciwdziałania odchyleniom niekorzystnym.
- Nadzór prac technologicznych i rozruchowych:
– sprawdzanie kosztorysów, rozliczanie prac i całego projektu w zakresie technologicznym. - Wykonywanie innych prac zleconych przez Kierownika Jednostki Realizującej Projekt dotyczące realizacji Projektu.
Elżbieta Kasprzyk – p.o. Główny Księgowy Projektu
ZAKRES OBOWIĄZKÓW:
- Prowadzenie obsługi finansowej JRP,
- Przygotowywanie dokumentów niezbędnych dla pozyskania środków finansowych na realizację Projektów ze źródeł zewnętrznych wraz z ich zabezpieczeniem,
- Przygotowywanie wniosków wraz z wymaganymi załącznikami o przekazanie środków zgodnie z Planem płatność,
- Opracowywanie zapotrzebowania na środki finansowe zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym oraz zobowiązaniami wynikającymi z kontraktów,
- Prognozowanie przepływów finansowych,
- Prowadzenie sprawozdawczości finansowej Projektu i monitoringu kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych,
- Zapewnienie terminowej realizacji płatności wynikających z zawartych kontraktów,
- Monitorowanie realizacji Harmonogramów rzeczowo-finansowych Projektu,
- Monitorowanie zabezpieczeń właściwego wykonania kontraktu, ubezpieczeń, gwarancji bankowych na zaliczki, zwrotu kwot zatrzymanych itp.,
- Opracowywanie raportów finansowych realizacji Projektu,
- Udział w kontrolach i audytach,
- Monitorowanie wskaźników odpowiedzialności dotyczących Działu wraz z analizą przyczyn ich odchyleń od wartości budżetowanych i przeciwdziałania odchyleniom niekorzystnym.
Magdalena Kilar – Specjalista ds. księgowości i rozliczeń
ZAKRES OBOWIĄZKÓW:
- Prowadzenie obsługi finansowej JRP,
- Przygotowywanie dokumentów niezbędnych dla pozyskania środków finansowych na realizację Projektów ze źródeł zewnętrznych wraz z ich zabezpieczeniem,
- Przygotowywanie wniosków wraz z wymaganymi załącznikami o przekazanie środków zgodnie z Planem płatność,
- Opracowywanie zapotrzebowania na środki finansowe zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym oraz zobowiązaniami wynikającymi z kontraktów,
- Prognozowanie przepływów finansowych,
- Prowadzenie sprawozdawczości finansowej Projektu i monitoringu kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych,
- Zapewnienie terminowej realizacji płatności wynikających z zawartych kontraktów,
- Monitorowanie realizacji Harmonogramów rzeczowo-finansowych Projektu,
- Monitorowanie zabezpieczeń właściwego wykonania kontraktu, ubezpieczeń, gwarancji bankowych na zaliczki, zwrotu kwot zatrzymanych itp.,
- Opracowywanie raportów finansowych realizacji Projektu,
- Udział w kontrolach i audytach,
- Monitorowanie wskaźników odpowiedzialności dotyczących Działu wraz z analizą przyczyn ich odchyleń od wartości budżetowanych i przeciwdziałania odchyleniom niekorzystnym.
Monika Sass-Wołczyńska – Radca Prawny
ZAKRES ZADAŃ:
- Sprawdzanie i opiniowanie zawieranych umów i aneksów oraz negocjowanie ostatecznych zapisów,
- Prowadzenie spraw terenowo-prawnych w zakresie Projektu,
- Koordynacja obsługi prawnej JRP, w tym prowadzenie rejestru opinii prawnych wydanych dla JRP.
Monika Chrabąszcz – Specjalista ds. Administracji
ZAKRES OBOWIĄZKÓW:
- Prowadzenie obsługi administracyjnej JRP oraz Projektu,
- Wyszukiwanie i rozpowszechnianie informacji o zmianach regulacji prawnych w Polsce i UE związanych z realizacją Projektów oraz ich rozpowszechniania w JRP,
- Kontrola przestrzegania obowiązujących procedur oraz wykonywania wniosków z kontroli i audytów,
- Kreowanie, realizacja i nadzór nad informacją publiczną i promocją Projektu,
- Udział w kontrolach, inspekcjach, audytach itp.,
- Współpraca z pozostałymi działami JRP w przygotowaniu i opracowaniu raportów z realizacji Projektu,
- Przygotowywanie dokumentów formalnych dla realizacji Projektu ,
- Przygotowywanie w uzgodnieniu z Działem Technicznym JRP wstępnych ogłoszeń o zamówieniu oraz wysyłanie ich do publikacji,
- Prowadzenie rejestru postępowań o udzielnie zamówienia oraz rejestru kontraktów wchodzących w zakres Projektu,
- Archiwizowanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia,
- Monitorowanie wskaźników odpowiedzialności dotyczących Działu wraz z analizą przyczyn ich odchyleń od wartości budżetowanych i przeciwdziałania odchyleniom niekorzystnym.
Jacek Wilk – Koordynator ds. sprawozdawczych i informacyjnych
ZAKRES OBOWIĄZKÓW:
- Prowadzenie obsługi administracyjnej JRP oraz Projektu,
- Wyszukiwanie i rozpowszechnianie informacji o zmianach regulacji prawnych w Polsce i UE związanych z realizacją Projektów oraz ich rozpowszechniania w JRP,
- Kontrola przestrzegania obowiązujących procedur oraz wykonywania wniosków z kontroli i audytów,
- Kreowanie, realizacja i nadzór nad informacją publiczną i promocją Projektu,
- Udział w kontrolach, inspekcjach, audytach itp.,
- Współpraca z pozostałymi działami JRP w przygotowaniu i opracowaniu raportów z realizacji Projektu,
- Przygotowywanie dokumentów formalnych dla realizacji Projektu ,
- Przygotowywanie w uzgodnieniu z Działem Technicznym JRP wstępnych ogłoszeń o zamówieniu oraz wysyłanie ich do publikacji,
- Prowadzenie rejestru postępowań o udzielnie zamówienia oraz rejestru kontraktów wchodzących w zakres Projektu,
- Archiwizowanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia,
- Monitorowanie wskaźników odpowiedzialności dotyczących Działu wraz z analizą przyczyn ich odchyleń od wartości budżetowanych i przeciwdziałania odchyleniom niekorzystnym